Ο βαθμός σημαντικότητας των δεδομένων σε κάθε περίπτωση καθορίζει και το βαθμό αναγκαιότητας διαδικασιών αντιγράφων ασφαλείας (backup). Αστοχία στον εξοπλισμό ή σε εφαρμογή, ανθρώπινο σφάλμα, κλοπή ή πάσης φύσεως καταστροφή (π.χ. πυρκαγιά) είναι οι συχνότερες αιτίες απώλειας δεδομένων. Δυστυχώς μόνο το βίωμα απώλειας δεδομένων μπορεί να γίνει το κρίσιμο σημείο που θα πείσει κάποιον να αφιερώσει σε τακτική βάση λίγο από το χρόνο του για τη διαδικασία backup.

Όταν πρόκειται για τα δεδομένα μίας επιχείρησης ή δημόσιας υπηρεσίας, η αναγκαιότητα ύπαρξης αντιγράφων ασφαλείας σε περιοδική βάση είναι κρίσιμη. Κρίνεται σε αυτές τις περιπτώσεις σκόπιμο, τα αντίγραφα να φυλάσσονται σε αποθηκευτικά μέσα απομακρυσμένα από την έδρα της επιχείρησης, ώστε να καλυφθούν και οι πιθανότητες κλοπής ή καταστροφής. Αυτό επιτυγχάνεται σήμερα είτε με τη χρήση του διαδικτύου, είτε με άμεση δικτύωση (ενσύρματη ή peer-to-peer ασύρματη) μεταξύ των δύο σημείων στο χώρο.

Είναι σημαντικό να λαμβάνονται περιοδικά αντίγραφα ασφαλείας, ώστε να μειωθεί στο ελάχιστο η απώλεια δεδομένων.

Στην PC World αναλαμβάνουμε τη διαδικασία με αυτοματοποιημένες μεθόδους, μέσω των οποίων δρομολογούνται περιοδικά μία ή περισσότερες φορές την ημέρα διαδικασίες αντιγραφής δεδομένων σε ειδικούς servers που βρίσκονται μακριά από την πηγή δεδομένων. Προσαρμόζουμε τις ωρες και τις μέρες εκτέλεσης της διαδικασίας ανάλογα με τις ανάγκες της κάθε επιχείρησης και αναλαμβάνουμε την επαναφορά τους, σε περίπτωση ανάγκης.

Οι πιθανότητες να απωλεσθούν δεδομένα λόγω των παραπάνω, αλλά και το κόστος της απώλειας τους σε χρόνο και χρήμα είναι πολύ σημαντικότερα από όσο φαντάζεστε.